***Parmi les nombreuses personnes qui travaillent dans l’ombre pour le compte des représentations auprès de l’UE à Bruxelles des pays membres, se cachent les assistants. Lorsque les ministres de l'ensemble des pays européens se retrouvent à Bruxelles pour discuter de politique de l'emploi, ou d'intégration et d'égalité des chances, Wivi-Anne Hult, assistante à la Représentation permanente de la Suède auprès de l’UE à Bruxelles, a la situation sous contrôle.
Les ministres européens de l’emploi, de l’intégration et de l’égalité des chances se rencontrent à Bruxelles. Wivi-Anne Hult a reçu des informations et s’est occupée des détails relatifs à la réunion des semaines en avance. Wivi-Anne Hult connaît l'horaire d'arrivée des ministres dans le bâtiment du Conseil, elle a le numéro de téléphone du chauffeur de la délégation suédoise qui les conduit depuis l’aéroport, et s’il lui manque une information elle sait qui appeler à Bruxelles ou Stockholm.
« Environ trois semaines avant le Conseil, quand je reçois la première version de l’ordre du jour, je prend contact avec le ministère à Stockholm pour connaître les noms des ministres et des fonctionnaires qui vont participer au Conseil. Il s’agit de planifier et de faire en sorte que tout le côté pratique de la réunion se passe bien. »
L’ordre du jour du Conseil permet à Wivi-Anne Hult de mettre au point l’emploi du temps, le programme. Ce dernier fournit des informations aux personnes se trouvant au ministère à Stockholm et à la Représentation à Bruxelles, qui ont un rôle à jouer lors du Conseil. Il est aussi détaillé et exact qu’un plan d’invasion militaire, avec des noms, des horaires et des numéros de téléphone. Jusqu’au jour même du Conseil, le programme est modifié, il y a toujours des révisions à faire.
« Toute la partie logistique est résolue à la dernière minute. » Il faut faire en sorte que le ministre se trouve au bon endroit au bon moement. C’est toujours passionant quand plusieurs ministres participent à un conseil. Il faut être encore plus rigoureux avec tout le côté pratique comme les transports vers le lieu de réunion, et la salle de réunion dans laquelle les ministres vont se retrouver.
Wivi-Anne Hult explique qu’en plus de la logistique, son plus gros travail est de mettre au point les classeurs dans lesquels se trouvent tous les supports dont les ministres auront besoin pour leurs discussions et pour prendre une décision. Il s’agit de la dernière mise à jour de l’emploi du temps, du projet de conclusions avant le conseil, et d’autres documents de référence. Les classeurs sont souvent aussi épais que des annuaires téléphoniques.
« Le classeur contient tous les documents dont les participants auront besoin pendant le conseil. »
Je fais des classeurs pour l’ambassadeur et pour les attachés de la Représentation permanente de la Suède auprès de l’UE à Bruxelles. Les ministres et les fonctionnaires de Stockholm emportent eux avec leurs propres classeurs. »
Wivi-Anne pense qu’il faut évidemment avoir un bon contact avec le ministère afin que tout le monde puisse avoir les mêmes documents lors du Conseil.
« La coopération avec ceux qui s'occupent de l'organisation au niveau européen au sein du ministère, s'est très bien passée. C’est l’une des choses les plus intéressantes de ce travail. Je sers de lien entre Stockholm et Bruxelles. Il est souvent plus facile pour moi de me renseigner sur des choses pour le compte de mes collègues à Stockholm, que pour eux de téléphoner à droite à gauche. »
Notre conversation est interrompue par la sonnerie du téléphone. « Le Ministre de l’emploi, Sven Otto Littorin est au Parlement européen et fait un rapport aux parlementaires sur ce qui s’est passé lors du Conseil de la veille. » La réunion au Parlement a été plus rapide que prévu, et son personnel de service veut savoir s'il est possible de se rendre plus tôt à l'aéroport. » Wivi-Anne répond qu’elle doit vérifier avant de donner rapidement une réponse.
Que ce passe-t-il après la Présidence ?
« J’espère rester à Bruxelles. Je suis en train de chercher du travail. Avant la Présidence je travaillais pour une fédération régionale ici à Bruxelles. Je me plais bien ici » termine Wivi-Anne. Elle prend son téléphone afin de vérifier s’il est possible d’avancer les horaires des transports vers l’aéroport.
se2009.eu
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