Pendant les six mois de sa présidence, Chypre organise au total 170 réunions sur l’île ainsi qu’une série d’évènements culturels et autres. 40 000 personnes devraient se rendre dans le pays entre juillet et décembre et il peut sembler insurmontable d’avoir à assurer leur transport, leur hébergement et leur restauration. L’organisation est évidemment essentielle pour qu’une présidence soit perçue comme un succès, mais ce qui marque durablement le visiteur, c’est l’enthousiasme des personnes qu’il sera appelé à côtoyer. Les personnes de contact et les volontaires qui travaillent pour la Présidence chypriote ont été chargés de faire passer un message de ‘filoxenia’ et de mettre en avant l’hospitalité de Chypre et de ses habitants; ils constituent la cheville ouvrière de la Présidence qui lui permet de tourner rond.
"Qu’ils soient chargés de remettre les badges d’accréditation à l’aéroport, d’accompagner les délégués tout au long de leur visite ou de préparer les conférences à venir, les volontaires et les personnes de contact de la Présidence chypriote ont toujours fort à faire.
Plus de 70 volontaires assistent actuellement la Présidence chypriote et 41 personnes de contact, toutes des fonctionnaires, complètent cette équipe.
Même si les personnes qui la composent sont d’origines très diverses, étudiants, diplômés et fonctionnaires aguerris, elle est pleine de vitalité et toujours débordante d’activité.
Premier point de contact
Les personnes de contact accompagnent les délégués européens tout au long de leur séjour sur l’île, organisent leurs déplacements de et vers l’aéroport, leur hôtel et le centre de conférences et favorisent la communication.
“Lorsque nous avons recherché des personnes de contact, nous avons pensé aux fonctionnaires du fait de l’engagement et de la cohérence nécessaires pour ce type de poste. La maîtrise des langues figurait par ailleurs parmi les priorités”, explique Evgenia Constantinou, responsable des personnes de contact et des volontaires au secrétariat de la Présidence chypriote.
Neuf langues européennes sont couvertes par différents membres de l’équipe de contact: le français, l’allemand, l’espagnol, l’italien, le tchèque, le slovaque, le polonais, le bulgare et le roumain. La connaissance de l’anglais est indispensable.
Pour Iriana Daniil, qui a accompagné le Président du Parlement européen Martin Schulz pendant son séjour à Chypre en juillet, une conférence réussie dépend de bien plus de choses que de la réunion à proprement parler.
“Il est important de faire bonne impression sur les visiteurs, de les mettre à l’aise en parlant leur langue et de leur fournir tout ce dont ils ont besoin pour faire efficacement leur travail en se sentant chez eux”, affirme Mme Daniil.
“L’idée de travailler au plus près de l’Union européenne me semblait fascinante. C’est une occasion unique de voir comment fonctionne une présidence de l’UE et de faire la connaissance de personnes que l’on ne voit qu’à la télévision”, déclare Chrystalla Agathokleous, étudiante de 20 ans diplômée du premier cycle en études européennes et volontaire.
La jeunesse prend les choses en main
Même si les projecteurs sont braqués sur les délégués et fonctionnaires européens en visite à Chypre pour participer à différentes réunions, c’est avec enthousiasme que les volontaires s’acquittent de leurs tâches en coulisses.
Ils peuvent être postés indifféremment aux points d’information des aéroports de Larnaca et de Paphos, au centre de conférences Filoxenia de Nicosie (Lefkosia) et dans d’autres lieux de conférences partout sur l’île. Ils accueillent les délégués européens, distribuent les badges d’accréditation et sont une inépuisable source d’informations.
“Au centre de conférences, nous faisons de tout, depuis l’accompagnement des interprètes jusqu’à l’accueil et l’orientation vers les salles de conférences”, indique Christodoulos Stavrou, volontaire en troisième année d’études.
La majorité des volontaires ont moins de 25 ans et sont étudiants du premier cycle dans différentes universités chypriotes.
“La Présidence est pour moi une occasion qui ne se représentera plus et l’expérience que nous vivons vaut de l’or. Nous sommes une équipe de jeunes, motivés au plus haut point, et vraiment enchantés de pouvoir assister la Présidence”, affirme Christodoulos.
“Il est encourageant de voir que des jeunes sont totalement associés à la Présidence et qu’ils ont pris les choses en main. Cela montre que la société souhaite mettre les jeunes en première ligne pendant la Présidence, ce qui ne peut être qu’une bonne chose”, déclare Antonia Papatheodoulou, personne de contact qui occupe le poste d’infirmière en chef à l’hôpital général de Limassol.
Bâtir une équipe qui tient la route
Puisque ce sont des jeunes qui veillent à ce que la Présidence chypriote se déroule dans les meilleures conditions, créer un esprit d’équipe n’a pas été difficile. Sélectionnés aux quatre coins de l’île, les volontaires ont bénéficié d’une formation et il leur a été expliqué comme être au mieux les ambassadeurs de l’hospitalité de l’île.
“C’est il y a deux ans que nous avons pris contact avec les universités pour leur expliquer ce que nous recherchions et de nombreuses personnes nous ont fait part de leur intérêt. Après les candidatures des diplômés, nous avons reçu beaucoup d’autres candidatures grâce à un appel ouvert,” explique Mme Constantinou.
Elle indique qu’un nombre élevé de volontaires était nécessaire afin d’assurer une présence permanente aux points d’information des deux aéroports du fait de l’arrivée tardive de certains vols.
Bâtir une équipe qui tient la route
Une expérience dont l’effet sera positif à long terme
Étant donné que c’est la première fois que Chypre est à la barre du Conseil de l’Union européenne, les personnes de contact tout comme les volontaires expriment l’espoir que cette expérience aura un effet positif à long terme.
Selon Mme Papatheodoulou, “Il s’agit d’une expérience unique qui pourrait avoir des conséquences durables. Interagir avec d’autres Européens est très instructif pour les Chypriotes.”
L’équipe de personnes de contact et de volontaires qui travaille pour la Présidence chypriote avec tant d’enthousiasme souhaite avant tout que les visiteurs quittent l’île avec une bonne impression durable, avec le souvenir que Chypre est un endroit ‘filoxenos’, c’est-à-dire hospitalier.
Quelles sont donc les réflexions des délégués européens entendues par les personnes de contact et les volontaires?
“La plupart des visiteurs nous interrogent sur l’histoire de Chypre et sa situation politique et financière”, indique Mme Daniil. Nombre d’entre eux apprécient le climat ensoleillé de l’île et regrettent de ne pas pouvoir prolonger leur séjour.
La Présidence chypriote, dont la notion de ‘filoxenia’ est l’un des principaux messages, a mis sa confiance en ses enthousiastes volontaires et personnes de contact. À eux d’assurer que les personnes qui leur ont été confiées retournent chez elles avec beaucoup de bons souvenirs."
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